Teknik Mengatur Halaman (Page Setup)

Salah satu kompetensi utama yang harus dikuasai dalam membuat sebuah dokumen adalah mampu melakukan pengaturan halaman/page setup dengan benar pada dokumen yang dibuat sehingga sesuai dengan yang diinginkan. Apalah artinya pembuatan dokumen yang menarik namun apa yang dihasilkan setelah pencetakan ternyata tidak sesuai dengan yang kita inginkan.
Salah satu kasus berikut yang akan dijadikan contoh diantaranya adalah pengaturan halaman untuk pembuatan buku diary (Kasus Kelas X pada tugas Microsoft Word) dan pencetakan sebuah kwitansi (Kasus Kelas XI pada praktek mencetak Lembar Kerja Kwitansi menggunakan Microsoft Excel). Sebelum menjelaskan langkah-langkahnya, terlebih dahulu kita harus mengenal macam-macam ukuran kertas dan jenis printer yang akan digunakan sesuai dengan karakteristik pengaturan halaman yang akan dilakukan.
Berikut ini adalah macam-macam ukuran kertas yang paling sering digunakan (walaupun sebenarnya tersedia banyak ukuran kertas yang didukung oleh macam-macam printer), diantaranya:

Berikutnya adalah menentukan printer yang akan digunakan mempunyai karakteristik termasuk ke dalam tipe yang mana. Karena printer yang digunakan mempunyai karakteristik masing-masing (mungkin berbeda walau satu merek, mungkin juga sama walau beda merk). Secara umum, untuk saat ini saya hanya membagi menjadi dua golongan saja (hal ini belum pernah dijelaskan dalam buku manapun yang pernah saya baca), dan dimungkinkan akan bertambah penggolongan karakteristik printer ini. Tidak terbatas pada jenis printer dengan merk tertentu atau tipe inkjet saja. Karakteristik printer tersebut sementara saya bagi menjadi dua, yaitu:

• Tipe Left : mempunyai ciri terdapat satu buah penjepit kertas pada baki penyangga kertas yang berada di sebelah kiri dan dapat kita geser ke kanan agar posisi kertas terjepit sehingga tidak miring (gambar 1).
• Tipe Center : mempunyai ciri terdapat dua buah penjepit kertas pada baki penyangga kertas yang berada di kiri dan kanan penyangga kertas, sehingga posisi kertas berada di tengah (gambar 2).

Setelah kita mengetahui karakteristik/tipe printernya maka tinggal pilih aturan pengaturan halaman berdasarkan orientasi kertas sesuai gambar berikut:

Keterangan:

• Daerah persegi panjang bagian dalam adalah dimensi atau ukuran kertas fisik (kertas nyata) yang digunakan untuk mencetak.
• Daerah persegi panjang bagian luar adalah dimensi atau ukuran kertas yang dipilih pada saat pengaturan halaman di kotak dialog Page Setup.
• Prinsip pencetakan (Print) adalah pilihan ukuran kertas atau Paper Size pada Page Setup harus sama dengan ukuran kertas pada kotak dialog Print Properties. Begitu juga untuk Orientasinya, jika di Page Setup orientasinya Portrait maka di kotak dialog Print Properties pun harus Portrait.
  

Jika tipe karakteristik printer dan ukuran nyata kertas diketahui, maka tinggal mengatur Page Setup saja pada program aplikasi yang digunakan. Contoh pertama adalah pembuatan buku Diary. Berikut data-data yang diketahuinya:
Ukuran Kertas yang digunakan untuk membuat buku diary ini adalah ½ Folio. Masing-masing marginnya adalah 1 cm. Namun printer yang digunakan adalah Canon iP 2770. Tipe printer ini termasuk tipe Center. Orientasi yang digunakan adalah Portrait. Sehingga illustrasinya adalah sebagai berikut:

Langkah pengaturan Page Setup yang dilakukan pada program aplikasinya adalah:

• Pertama adalah mengatur dahulu ukuran kertas/Paper Size. Paper size yang digunakan adalah Legal, karena pemilihan ukuran kertas F4/Folio tidak tersedia.
• Selanjutnya adalah pemilihan orientation yaitu pilih Landscape.
• Kemudian mengatur margin, yaitu:
• Top : adalah batas margin yang diinginkan ditambah ½ selisih kertas. Karena ukuran tinggi kertas adalah sama, maka selisih kertas tidak ada/0 cm. Sehingga margin top sesuai yang diinginkan, yaitu: 1 cm.
• Bottom : sama seperti margin Top yaitu 1 cm.
• Left : begitu juga margin Left ini sesuai dengan ilustrasi gambar dan sesuai yang diinginkan, yaitu 1 cm.
• Right : karena ada selisih kertas maka Right Margin adalah margin yang diinginkan ditambah selisih kertas, yaitu 1 cm margin yang diinginkan ditambah selisih kertas Folio dan Legal yaitu 2,56 cm sehingga jumlahnya menjadi 3,56 cm.
  

Jadi, langkah berikutnya kita bisa membuat garis-garis lembar buku menggunakan Tabs dan membagi satu halaman menjadi bentuk kolom koran dengan memilih Two Column atau mengisikan nilai 2 pada kotak isian Number of Columns lalu mengaktifkan Equal column width serta mengatur Spacingnya sebesar dua kali jarak margin yang diinginkan yaitu sebesar 2 cm.

Sehingga yang dilakukan di program aplikasi adalah pengaturan Page Setup menggunakan ukuran kertas Legal, tetapi kertas yang digunakan untuk mencetak (Kertas Fisik/Kertas Nyata) adalah Folio.

Contoh Kasus lain adalah mencetak dokumen Kwitansi di atas sebuah kertas berukuran 18 cm x 10 cm.
Diketahui:

• Printer yang digunakan untuk mencetak adalah Canon iP 1300 termasuk tipe LEFT.
• Ukuran Kwitansi berdimensi 18 cm x 10 cm
• Masing-masing margin bernilai 0,75 cm

Jawab:
Sesuai aturan pada pengaturan halaman di atas, kita dapat memilih aturan poin a yaitu Tipe LEFT dengan Orientasi Portrait.

• Paper Size : Letter
• Orientation : Portrait (karena ukuran Kwitansi masih cukup jika diletakkan pada kertas Letter dengan orientasi Portrait)
• Margin:
• Top : 0,75 cm
• Bottom : 0,75 cm + selisih kwitansi dengan Letter = 0,75 + (28 – 10) = 18,75 cm
• Left : 0,75 cm
• Right : 0,75 cm + selisih kwitansi dengan Letter = 0,75 + (21,5 – 18) = 4,25 cm

File dalam bentuk PDF dapat didownload disini. Semoga bermanfaat!